L’entreprise face au COVID-19 : «Quels rôles de la fonction Ressources Humaines ?» par Kamal Fahmi, Directeur Général de Progress Consulting

Depuis l'éclatement de la crise sanitaire du Covid-19, la fonction RH est sur tous les fronts : mise en place de mesures de protection des collaborateurs, organisation du travail à distance, gestion administrative des impératifs des organismes de sécurité sociale et surtout le maintien d'une communication interne permanente. Bref, les responsables des ressources humaines sont au coeur de la crise, jonglant au mieux entre obligations et prévention. Kamal Fahmi, un professionnel des ressources humaines, Risk Management et RSE, Directeur Général du cabinet conseil Progress Consulting, nous livre dans une tribune, les mesures clés qu'il préconise aux responsables des ressources humaines pour faire face à cette situation inédite.

Le Maroc fait face depuis Mars 2020 à l’épidémie de COVID 19 à l’instar de l’ensemble des pays au niveau mondial. Cette crise sanitaire unique par son impact a causé des dégâts économiques et sociaux d’une ampleur inégalée avec réduction voir arrêt de plusieurs activités industrielles et de services.

Sur le plan économique, beaucoup de secteurs ont été touchés de plein fouet et de façon brusque et inattendue : Tourisme, transport aérien, automobile, aéronautique, restauration, etc., qui ont été contraints de réduire voire suspendre leurs activités, entrainant ainsi des conséquences énormes sur le plan social : chômage partiel ou total estimé par l’organisation international de travail (OIT dans sa note du 7 Avril 2020) à 1,25 milliards de travailleurs.

Notre pays sous l’impulsion de Sa Majesté le Roi, a pris très tôt plusieurs décisions, saluées par les instances internationales, pour faire face au COVID-19 pour d’une part ; limiter la propagation du virus, et d’autre part, accompagner les entreprises touchées par la crise et assurer la continuité des secteurs stratégiques : santé, agroalimentaire, distribution, banques, etc.

Par ailleurs et vu l’impact du COVID-19 sur l’activité économique et sociale, des entreprises ont choisi, par principe de précaution ou suite à la baisse des commandes des clients ou par manque d’approvisionnement de matière première de leurs fournisseurs, de suspendre leurs activités (Renault – PSA – Etc.). D’autres ont choisi par contre de poursuivre leurs activités en prenant les précautions d’usages et en mettant en place de nouveaux dispositifs tels que le télétravail, la réduction des horaires de travail, travail par rotation, etc.

Face à cette situation inédite, la fonction RH est plus que jamais sollicitée pour gérer cette phase et apporter les éléments de réponses à la fois au Top Management et aux salariés.

Tout d’abord, la fonction RH doit être au cœur du dispositif de gestion crise « cellule de crise », mis en place par l’entreprise. Elle doit être également une force de proposition, assurant une veille juridique et sociale, une communication régulière et proposant des solutions d’organisation et d’accompagnement, et ce dans tous les scénarios adoptés par l’entreprise à savoir : arrêt, réduction ou continuité d’activité.

Veiller à la santé et la sécurité du personnel

La préservation de la santé et la sécurité du personnel est au cœur du dispositif de prévention contre le COVID-19. Les RH en partenariat avec le Médecin de travail doivent mettre en place les actions de prévention individuelles et collectives conformément aux orientations des pouvoirs publics, notamment en matière d’hygiène et de santé au travail : en mettant sur les lieux de travail les produits et équipements recommandés par les instantes compétentes ( masques – solutions hydro-alcooliques, produits de désinfection, etc.), mais également formaliser des instructions d’utilisation et d’élimination des produits usés.

Les RH doivent également mettre en place de nouvelles mesures de travail, dans le respect des dispositions et recommandations prises par l’autorité compétente. Parmi ces dispositions il y a celles liées aux mesures de distanciation à savoir :

• Limiter au strict nécessaire les réunions en respectant la distance de 1m au cas où la présence physique est obligatoire, sinon et pour respecter les précautions de confinement utiliser la visio-conférence via les outils web existants,
  
• Limiter les regroupements de salariés dans des espaces réduits et mettre en place des espaces de protection dans le cas des postes de production à la chaine comme c’est le cas de l’agro-alimentaire,
  
• Annuler tous les déplacements non-indispensables, sinon pour les fonctions qui nécessitent des déplacements (cas des coursiers, livreurs, transporteurs, ect), mettre à la disposition des salariés les masques, gels hydro-alcooliques, et désinfections systématiques des moyens de transports utilisés,
  
• Adapter l’organisation des équipes, soit par rotation et /ou si la présence physique n’est pas obligatoire sur le lieu de travail, s’orienter vers le télétravail,
  
• Evaluer la nature et la durée des contacts des salariés avec le public (cas des agences bancaires, des administrations, grandes surfaces, etc.); et mettre en place des dispositions de préventions nécessaires (masque – gel hydro-alcoolique, gants, désinfection systématique des lieux de travail, respect des distances de sécurité, etc),
  
• Prendre contact avec les salariés en arrêt d’activité pour s’enquérir de leur état de santé, de les rassurer et de répondre éventuellement à leurs préoccupations.

Mise en place du télétravail

Pour limiter la propagation du virus dans les lieux de travail, le télétravail est la forme d’organisation de travail la plus adaptée et la plus recommandée par les organisations Nationales et Internationales (OMS, OIT, CGEM, etc.) ainsi que dans la plupart des pays touchés de plein fouet par le COVID-19. Dans ce contexte, les RH doivent mener une réflexion de fond pour définir les postes qui peuvent faire l’objet de télétravail et définir les équipements et outils collaboratifs pour faciliter le travail à distance (équipement bureautique – messagerie – applications pour la visio-conférence – etc.). Pour réussir ce nouveau mode de travail, les RH doivent mettre en place une charte de télétravail, former et sensibiliser les managers sur les méthodes de management à distance et surtout sortir de la logique de pointage à la logique de gestion de projet et de résultat.

Par ailleurs, si certains salariés ne peuvent pas, pour des raisons d’exigence du poste, travailler en mode télétravail, les RH doivent mettre à leur disposition une dérogation de déplacement pour se rendre sur leur lieu de travail ainsi qu’un justificatif de déplacement professionnel que l’entreprise doit signer conformément aux exigences des autorités Marocaines.

Cas de suspension ou de réduction d’activité.

En cas de suspension ou de réduction d’activité durant cette phase de confinement, les RH doivent procéder d’abord par mettre en congé payé, les salariés en arrêt ou bien les faire bénéficier des indemnités octroyées par la CNSS dans le cadre des dispositions d’accompagnements prise par le gouvernement marocain en faveur des entreprises touchées par le COVID-19 à savoir : une indemnité forfaitaire mensuelle de 2000 dirhams net, des allocations familiales, et des prestations de l’AMO. Cet appui sera apporté par le Fonds Spécial pour la gestion de la pandémie du Coronavirus.

Dans ce cadre, les RH doivent coordonner la mise en application de ses dispositions avec la CNSS via leur plateforme dédiée et informer les salariés concernés sur les modalités pour bénéficier de ces indemnités.
Durant cette phase, les RH ont un rôle très important pour rassurer les salariés en arrêt d’activité en maintenant un contact régulier avec eux et en leur apportant le soutien et le réconfort nécessaire, pour garder le moral dans cette phase très difficile. En effet, les salariés seront redevables à leur entreprise pour sa bienveillance et son soutien durant cette crise. La confiance, le sentiment d’appartenance et les relations sociales ne seront que renforcés lors de la reprise de l’activité.

Dispositif de communication

Les RH doivent mettre en place un dispositif de communication interne, via les nombreux outils et applications web disponibles, pour communiquer sur les règles et instructions mises en place par l’entreprise pour faire face au COVID-19. Malgré la masse d’information, grand public, diffusée dans les médias et les réseaux sociaux, qui se propagent de manière exponentielle, créant au passage beaucoup d’inquiétudes et de questionnements, les salariés ont besoin des réponses concrètes pour être rassurés. Il s’agit notamment des questions liées au salaire ou indemnité de la CNSS en cas de réduction ou arrêt d’activité, l’organisation du télétravail, disposition d’hygiène et de sécurité en cas de continuité d’activité, ect.

Les RH, ne doivent en aucun cas laisser le terrain vide, puisque le risque est que les salariés vont chercher d’autres canaux d’informations peu fiables qui ne sont pas maîtrisés par l’entreprise, ce qui va engendrer la propagation des rumeurs ; qui peuvent être dans certains cas incontrôlables risquant de nuire à la réputation de l’entreprise. Ainsi, quelques soient la situation du salarié, en activité ou en télétravail ou bien en arrêt d’activité, les RH ne doivent jamais couper le lien et fermer les canaux de communication.

Rester à l’écoute, répondre même de façon individuelle à chaque salarié et montrer que malgré cette crise brutale et exceptionnelle, la vie de l’entreprise continue. Une semaine, voire une journée sans communication, peut créer des inquiétudes et des mauvaises interprétations qui peuvent se transformer en rumeur. C’est également, une occasion pour la fonction RH de renforcer voire créer les liens avec les salariés et les partenaires sociaux, pour gérer cette phase et préparer sereinement l’après COVID-19, où l’entreprise a besoin, plus que jamais, de son capital humain solidaire et motivé pour relancer l’activité et renouer avec ses performances. A ce moment-là, Les RH auront joué pleinement leur rôle dans la gestion de crise et l’après crise et auront prouvé une fois de plus qu’ils sont de vrais Business Partner créateurs de la valeur pour l’entreprise.

Kamal FAHMI

A propos de Progress Consulting

Progress Consulting est un cabinet conseil spécialisé dans l'accompagnement des groupes nationaux et internationaux dans leur stratégie de développement au Maroc et en Afrique.

Forte de plus de 20 ans d'expérience dans les métiers de finances, RH, développement durable, Risk Management et relations institutionnelles, l'équipe dirigeante de Progress Consulting intervient dans les missions de gestion des Ressources Humaines, de démarches de Responsabilité Sociale des Entreprises conformément à la charte RSE de la CGEM et de la mise en place des systèmes de management qualité, Sécurité & Environnement conformément aux standards internationaux.